Eine neue Person anlegen

Wie werden neue Personen in SCHUL.InfoSMS angelegt?

Mehrere Personen können in einem Excel-File erfasst, über den Menüpunkt Startseite > Excel-Datei eingelesen und auf einmal übertragen werden. Soll nur eine Person oder eine geringe Anzahl von Personen übernommen werden, ist der Weg über den Menüpunkt Personen > Neue Person anlegen meistens einfacher.

Benötigte Daten

Persönliche Daten

Vorname: Üblicherweise nur der erste Vorname. Beim Übertragen mittels Excel-Tabelle werden alle weiteren Vornamen unterdrückt.
Familienname: Auch wenn in den Mitteilungen nur der Vorname aufscheinen soll, ist der Familienname notwenig, um eine Person eindeutig zu indentifizieren.
Kennung (E-Mail-Adresse): Die Kennung ist als Login-Name notwendig. Nur mit eingetragener Kennung kann ein Login durchgeführt werden.
Passwort: Kann schon bei der Eingabe gesetzt werden oder später vom Benutzer über den Menüpunkt "Passwort vergessen" gesetzt werden.
Aktiv: Auch wenn Personen aus der Schule (Organisation) ausscheiden, bleiben die Daten bis Ende des Schuljahres gespeichert, um inkonsistente Datenbestände zu vermeiden. Wird das Häckchen bei "Aktiv" entfernt, erscheint die Person in keine Auswahllsite mehr, ausgenommen unter dem Menüpunkt "Personendaten ändern"
Geburtdatum: Wird falls vorhanden zur Bestimmung der Eigenberechtigung verwendet
Geschlecht: Für korrekte Anreden, z.B. in Briefen
Kurzzeichen oder Katalognummer: Kurzzeichen werden oft beim Schulpersonal verwendet, Katalognummern bei Schülern. Falls das Kurzzeichen bzw. die Katalognummer vorhanden ist, werden Listen nach Kurzzeichen, Familienname, Vorname sortiert, andernfalls nur nach Familienname und Vorname.

Einstellungen

Sprache: Deutsch ist voreingestellt. Eine andere Sprache kann über die Liste ausgewählt weerden. Wird eine andere Sprache, z.B. Englisch, ausgewählt und wird einer der vorgegebenen Texte verwendet, wird die SMS in der gewählten Sprache versandt; die E-Mail wird in der gewählten Sprache und zusätzlich auf Deutsch versandt.
Klasse/Gruppe: Die hier eingestellte Klasse oder Gruppe erscheint neben dem Namen auf der Liste. Es kann nur eine der schon vorher angelegten "Primären Gruppen" sein. Die Mitgliedschaft in weiteren Gruppen ist möglich, muss aber über den Menüpunkt Personen > Gruppen erfolgen.
Rundschreiben wie oft senden: Rundschreiben werden normalerweise gesammelt und einmal täglich (in den Abendstunden) als E-Mail verschickt. Für die Besitzer von Smart-Phones oder Tabletts kann es sinnvoll sein, die E-Mail sofort zu bekommen. Andererseits kann auch eine selterne Zustellung ("wöchentlich einmal") gewählt werden. Die Option kann jetzt schon eingestellt werden, allerdings werden bis auf weiteres unabhängig von der Einstellung alle Rundschreiben einmal pro Tag versandt.
E-Mail-Typ: Alte E-Mail-Programme können E-Mails nur als Text ohne Hervorhebungen oder Farben darstellen. Moderne E-Mail-Programme erlauben all das. Die Benutzer können zwischen beiden Varianten wählen. Auf Wunsch kann auch noch eine pdf-Datei mit demselben Inhalt (zum Beispiel zum Ausdrucken und Ablegen) mitgeschickt werden. Mehrere Optione können gewählt werden: dazu ist die STRG-Taste beim Anklicken gedrückt zu halten.

Zustelladressen

Die 1. Zustelladresse ist für Eltern, Mitarbeiter an Schulen und Studierende an Schulen für Berufstätige gedacht.
Die 2. Zustelladresse ist für Schüler vorgesehen.
Die 3. Zustelladresse enthält die Daten des Lehrbetrieb, des Unterkunftsgeber bzw. des anderen Elternteils oder eines anderen Erziehungsberechtigten

Die Datenfelder im Einzelnen:

E-Mail-Adresse: Bei der Eingabe wird gepüft, ob eine gültige E-Mail-Adresse vorliegt. Das Feld kann auch frei bleiben.
E-Mail-Adresse geheim: Wenn dieses Feld angekreuzt ist, sieht der Absender die E-Mail-Adresse des Empfängers nicht. Die E-Mail-Adresse kann auch später nicht am Bildschirm ausgelesen werden.
E-Mail-Adresse aktiv: Nur wenn dieses Feld angekreuzt ist, werden Aussendungen tatsächlich an diese Adresse geschickt. Das hat den Sinn, E-Mail-Adressen zwar erfassen zu können, aber noch nicht zwingenderweise zu verwenden.
Mobiltelefonnummer: Die Telefonnummer ist gemäß ITU-Richtlinie einzugeben: Landeskennzahl (43 für Österreich), Vorwahl (z.B. 664 für A1), Rufnummer (z.B. 1234567). Kein "+", keine Zwischenräume, keine Klammern oder sonstige Zeichen. Telefonnummern in anderer Schreibweise versucht das Programm in diese Form umzuwandeln. Fernwer wird überprüft, ob die Rufnummer eine Mobiltelefonnummer ist. Zur Zeit werden Nummern aus Österreich, Deutschland, Slowenien und Ungarn erkannt; weitere Länder folgen auf Wunsch.
Mobiltelefonnummer geheim: Wenn dieses Feld angekreuzt ist, sieht der Absender die Mobiltelefonnummer des Empfängers nicht. Die Mobiltelefonnummer kann auch später nicht am Bildschirm ausgelesen werden.
Mobiltelefonnummer aktiv: Nur wenn dieses Feld angekreuzt ist, werden SMS tatsächlich an diese Nummer geschickt. Das hat den Sinn, Handynummern zwar erfassen zu können, aber noch nicht zwingenderweise zu verwenden. Aus Kostengründen sollte pro Teilnehmer immer nur eine Nummer aktiv sein. Falls in Ausnahmefällen doch eine zweite Nummer dazu geschaltet werden soll, verwenden Sie bitte das Kontaktformular für Mitteilungen and das InfoSMS-Team